01. Analyseer de situatie. Chaos op kantoor?
Is jouw kantoor nog steeds papier-georiënteerd? Dan is de kans groot dat je processen (en je kantoor!) wellicht wat last hebben van wanorde. In het ergste geval heerst er zelfs een beetje chaos. Moet je je klanten vaak om extra informatie vragen om transacties te kunnen verifiëren of om de juiste boekingen te kunnen doen?
Vaak hebben je klanten andere prioriteiten en komt de informatie uren later pas bij je terecht. Dit zorgt voor nutteloos wachten voor je kantoorpersoneel, terwijl deadlines steeds dichterbij komen, en je kanten verwachten dat die gehaald worden.
Door de stap naar digitalisering te zetten en je processen te stroomlijnen, moet je niet meer wachten op ontbrekende documenten, op het sorteren, scanner en archiveren van papieren bonnetjes en facturen, maar loopt het werk vlotter en is er meer tijd voor advies ipv achter je kanten aan te zitten.
Zoals gezegd komt dit zowel jouw kantoor als dat van je klant ten goede!
02. Focus eerst op één specifiek gebied
De beste manier om aan de digitaliserings-journey te beginnen is je te concentreren op één gebied waarover je meer controle wil krijgen. Het idee is om iets te kiezen dat je wilt veranderen of vergemakkelijken en dat ene ding dan ook écht goed te doen.
Het verbeteren van een bepaald facet van het kantoor, zoals bijvoorbeeld gegevensverzameling en -verwerking, geeft een directe en voelbare positieve return en schept orde binnen het kantoor en onder je personeel. Dit soort processen zijn de basis van waaruit nadien een schaalbare workflow kan worden ontwikkeld.
Maar het is niet alleen belangrijk dat je je eigen kantoor mee krijgt in dit proces, maar nog belangrijker is het om je klanten mee te nemen in dit proces en hen te overtuigen om hetzelfde te doen.
Het beste wat je voor je klanten kunt doen, is duidelijk zijn over je workflow en over wanneer je documenten nodig hebt. Het is inefficiënt om iemand van je personeel te laten wachten op informatie. Dit kan leiden tot spanningen met je klant en het risico bestaat dat je kant het gevoel heeft dat je niet aan zijn eisen voldoet.
Het is belangrijk om een goede communicatie met je klant op te zetten en iedereen te wijzen op zijn eigen verantwoordelijkheden, ook de klant dus! Hij/zij is verantwoordelijk is voor het aanleveren van de juiste informatie. Hoe duidelijker je met de klant kan zijn over ieders rol, hoe beter het resultaat.
03. Implementeer de juiste technologie
Het kiezen van de juiste technologie voor de digitalisering van je kantoor is van cruciaal belang. Je wilt tools die jezelf én je klanten tijd en geld besparen. Automatisering moet een essentieel onderdeel van het proces worden, zodat er tijd vrijkomt om je rol van adviseur op te kunnen nemen.
Voor je gaat automatiseren moet je eerst het proces begrijpen – dat is het begin van je journey. Wees je bewust van de manier waarop je nu werkt, want je moet weten waar de pijnpunten liggen vooraleer je er mee aan de slag kunt. Analyseer hoe je personeel hun tijd gebruikt en zoek uit hoe die beter besteed kan worden.
Het automatiseren van processen zorgt voor een betere relaties met klanten. In plaats van het handmatig invoeren van gegevens, kan je kantoorpersoneel zich concentreren op het analyseren van de cijfers van je klanten, wat leidt tot diensten met een toegevoegde waarde en hogere marges.
Het is duidelijk dat cloud-oplossingen de laatste jaren voor een shift hebben gezorgd in de accountancysector. Zulke systemen zorgen voor up-to-date en real-time informatie, zodat je als zaakvoerder steeds de juiste informatie hebt, waar en wanneer je wil.
Populaire cloudaccoutingsoftware, die we zelf ook gebruiken, zijn: Yuki, Clearfacts, Octupus, Exact en Horus. Kijk zelf even welke software voor jouw kantoor het best aanvoelt.
04. Definieer je “customer journey”
Het gaat zoals gezegd niet alleen om de keuze over welke software je gaat gebruiken, maar over de beter service die je daardoor aan je klant gaat kunnen aanbieden. Je klant moet in alles wat je doet centraal staan, en de service die je hem biedt moet “effortless” zijn, moeiteloos. Denk maar aan de Amazon’s en Uber’s van deze wereld die van een superieure, moeiteloze customer experience hun handelsmerk gemaakt hebben. Het is daarom dus belangrijk om de customer journey in kaart te brengen. Weet op welke momenten je contact hebt met je klant, en zorg dat deze contacten zonder moeite, zonder fricties verlopen. Maak het hem/haar makkelijk, denk met hen mee en geef hen op die manier een service die ze alleen bij jou vinden.
05. Standaardiseer je processen
Definieer je processen, het zal de customer experience naar een hoger niveau tillen. Het uittekenen van het ideale proces, liefst samen met je klant, zorgt voor een duidelijke en gestroomlijnde manier van (samen)werken. Neem de tijd voor een onboarding-sessie met je klant zodat je weet wat hij verwacht, weet welke rapportering hij wil zien, welke interne processen hij volgt.
Zoek samen met je klant naar het ideale proces, en schrijf het uit zodat je er steeds naar kunt teruggrijpen, en kan bijsturen indien nodig. Duidelijke processen maken de relatie met je klant een stuk makkelijker. “Effortless” zoals we eerder al zeiden.
06. Gebruik Remote medewerkers
Het gebruiken van de juiste digitale tools, cloud-sofware en aangepaste processen zijn belangrijke stappen voorwaarts richting een kantoor dat extra producten en diensten voor zijn klanten kan aanbieden. Daar tegenover staat wel dat dit soort software staat of valt met de snelle en correcte invoer van data.
En laat dit nu net zijn waar de remote-medewerker (al dan niet in nearshoring) een belangrijke rol kan spelen. Door het uitbesteden van de dagelijkse verwerking van de boekhouddossiers van je klanten aan een externe partner, komt er binnen je kantoor tijd vrij die je eigen personeel en jijzelf als accountant kunnen gebruiken om op basis van up-to-date informatie je klanten van gefundeerd advies te voorzien. Je creëert een meerwaarde voor je klant waarvoor hij gerust bereid is om extra te betalen. Wetende dat de kost van een remote-medewerker beduidend lager ligt dan die van iemand in-house, komt dit je marges alleen maar ten goede.
Bedrijven zoals bas. helpen kantoren om hun digitaliseringproces in te zetten en te vergemakkelijken, door het aanbieden van Nederlandstalige remote-medewerkers in nearshoring. In het geval van bas. gaat het om een team van Nederlandstalige remote-medewerkers die vanuit het bas.-kantoor in Barcelona als een verlenging van jouw kantoor zorgt voor de entry en verwerking van de dossiers van je klanten.
07. Gebruik je tijd voor winstgevender werk
Door gebruik te maken van de juiste technologie (al dan niet in combinatie met remote-medewerkers) kan je de productiviteit binnen je kantoor relatief snel naar een nieuw niveau tillen.
Met de juiste technologische oplossing heb je sneller toegang tot nauwkeurigere, en steeds up-to-date gegevens, waardoor je zoals gezegd meer tijd kunt besteden aan je klanten, en hen betere services en diensten kan aanbieden.
Als je winstgevender wil zijn, je marges wil verhogen, is efficiëntie een must. Digitalisering stelt je in staat net dat te doen.
Over ons:
- bas. staat voor BPO Accounting Support. We zijn een jonge Belgische onderneming die sinds 2020 vanuit Barcelona, voornamelijk Belgische en Nederlandse accountantskantoren ondersteunt bij de verwerking en controle van de boekhoudingen van hun klanten.
- bas. is een initiatief van de Belgische business process outsourcer, NewCo Communications, die al jaren met meer dan 250 Nederlandstalige werknemers actief is in o.a. Barcelona.
- bas. is ontstaan uit het partnership tussen NewCo’s know-how en de expertise van een groep professionals met jarenlange ervaring in de Belgische en Nederlandse accountantcy sector.
- www.bas-services.eu
