Als dienstverlener (hierna: bas.) staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.
BPO Accounting Support SL.
Business Processes, and Consultancy registered in Spain.
Addressen:
Avinguda Diagonal 131, (3rd floor)
08018 BARCELONA
Spain
VAT: B02881704
Stokerijstraat 29d / bus 6
2110 Wijnegem
België
BTW: BE0758684312
RPR Rechtbank van Antwerpen
Email: info@bas-services.eu
Als dienstverlener (hierna: bas.) staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee. Deze privacyverklaring geldt voor het bezoeken van onze website en het lezen en downloaden van onze content. Bent u een opdrachtgever, dan gebruiken we uw gegevens ook voor andere doeleinden (zoals facturatie). Dit valt onder de overeenkomst die we sluiten met onze opdrachtgevers. Bas. zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. Mocht u persoonsgegevens met ons delen, dan is het noodzakelijk dat u met deze privacyverklaring akkoord gaat. Hiervoor vragen wij uw expliciete toestemming als u formulieren op onze website invult en uw persoonsgegevens met ons deelt.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de heer Hans Gobien. De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te Stokerijstraat 29D bus 6 met als ondernemingsnummer 52.317.251. De verantwoordelijke is ingeschreven bij het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) onder het lidnummer 10.578.454. Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij
BPO ACCOUNTING SUPPORT SERVICES BV via e-mail (hans@bas-services.eu).
Persoonsgegevens die u ons meedeelt:
bas. verzamelt en verwerkt de identiteits- en contactgegevens die het ontvangt van de opdrachtgever over diens cliënt, zijn gezinsleden, zijn personeel, zijn medewerkers, zijn aangestelden en zijn zakelijke relaties (leveranciers of klanten van de cliënt) en over elke andere nuttige contactpersoon. Deze persoonsgegevens worden verwerkt door bas. in overeenstemming met de Belgische wetgeving over gegevensbescherming en de bepalingen van de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, van toepassing sinds 25 mei 2018 (hierna ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’). De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en het actualiseren van de persoonsgegevens met betrekking tot zijn cliënten, die hij aan bas. verstrekt en verbindt er zich toe om de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming strikt na te leven ten aanzien van de personen aan wie hij de persoonsgegevens heeft verstrekt. Hij is ook verantwoordelijk voor alle mogelijke persoonsgegevens die hij van zijn klanten, zijn personeel, zijn medewerkers en zijn aangestelden zou kunnen ontvangen. De opdrachtgever erkent dat hij kennis genomen heeft van de informatie hieronder en machtigt bas. om de persoonsgegevens te verwerken die hij verstrekt in het kader van de door bas. geleverde diensten, en dit in overeenstemming met de bepalingen die opgenomen zijn in deze privacyverklaring.
Algemene doeleinden: bas. zal de bij u vergaarde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken:
3.1 Voor elke verwerking worden alleen de gegevens die relevant zijn voor het nastreven van het betrokken doeleinde verwerkt. De verwerking bestaat uit elke bewerking (handmatig of geautomatiseerd) op een persoonsgegeven. Deze gegevens worden alleen aan onderaannemers, ontvangers en/of derden overgemaakt voor zover dit nodig is in het kader van de voornoemde doeleinden voor genoemde verwerking.
3.2 In het algemeen verwerkt bas. de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna: wet van 18 september 2017).
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient bas. met betrekking tot opdrachtgevers en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient bas. betreffende de uiteindelijke begunstigden van de opdrachtgevers volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijke, de geboortedatum en -plaats en adres. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).
B. De op de opdrachtgever rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken bas. om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten van de opdrachtgevers, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als dienstverlener voor certified accountantskantoren niet naar behoren uitvoeren.
3.3 Concreet verzamelt, registreert en gebruikt bas. de gegevens van de cliënten van de opdrachtgevers voor de volgende doeleinden:
3.4 De rechtsgrond van de verwerking van persoonsgegevens door bas. is:
(i) de toestemming van de opdrachtgever;
Of
Als de rechtsgrond van de verwerking de toestemming van de opdrachtgever is, heeft deze het recht om die op elk ogenblik in te trekken zonder dat dit de verwerking die werd uitgevoerd vóór de intrekking van de toestemming door de opdrachtgever op nadelige wijze beïnvloedt.
(ii) het uitvoeren van elk verzoek van de opdrachtgever of de noodzaak om een met de opdrachtgever gesloten overeenkomst uit te voeren. bas. moet bepaalde gegevens van de opdrachtgever kunnen verzamelen om zijn verzoeken in te willigen. Als de opdrachtgever ervoor kiest om deze gegevens niet met bas. te delen, kan dit ervoor zorgen dat de overeenkomst niet kan worden uitgevoerd.
(iii) een wettelijke verplichting die opgelegd wordt aan bas. om bepaalde gegevens van de cliënten van de opdrachtgever te verzamelen en te bewaren en zodoende aan diverse wettelijke voorschriften te voldoen, met inbegrip van die welke verband houden met belastingen, de boekhouding en de antiwitwaswet.
(iv) het rechtmatig belang van bas. om de persoonsgegevens van de opdrachtgever te verwerken, op voorwaarde dat dit in overeenstemming gebeurt met de belangen en fundamentele rechten en vrijheden van de opdrachtgever en hun cliënten. bas. heeft een rechtmatig belang om communicatie met de opdrachtgevers en hun cliënten te onderhouden, onder meer om:
bas. waakt in elk geval over een evenredige balans tussen zijn rechtmatig belang en de eerbiediging van het privéleven van zijn opdrachtgevers en diens cliënten.
4.1 bas. verwerkt alleen de persoonsgegevens die de opdrachtgevers over hun cliënten of diens aanverwanten zelf hebben verstrekt:
4.2 bas. verwerkt persoonsgegevens die niet door de opdrachtgever werden verstrekt:
5.1 Mededeling aan andere derden dan dienstverleners bas. kan persoonsgegevens doorgeven op verzoek van elke wettelijk bevoegde overheid of uit eigen beweging, als het te goeder trouw meent dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of goederen van bas., zijn cliënten, zijn internetsite en/of uzelf als opdrachtgever te verdedigen en/of te beschermen.
5.2 Mededeling aan derden-dienstverleners bas. doet een beroep op derden-dienstverleners:
bas. kan persoonlijke informatie van de opdrachtgevers meedelen aan derden voor zover die informatie nodig is voor de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst. In dit geval delen die derden die informatie niet aan andere derden mee, behalve in een van de volgende situaties:
De mededeling van die informatie aan de voornoemde personen moet in alle omstandigheden beperkt worden tot die informatie welke strikt noodzakelijk of vereist is door de geldende wetgeving.
5.3 Doorgifte aan een land buiten de Europese Economische Ruimte bas. geeft geen gegevens door aan landen buiten de EER.
bas. heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen welke betrekking hebben zowel op het verzamelen als bewaren van gegevens om een op het risico afgestemd beschermingsniveau te waarborgen en, voor zover mogelijk, het volgende te verhinderen:
Deze procedures zijn ook van toepassing op alle onderaannemers waarop bas. een beroep zou doen. In dit opzicht hebben de werknemers, aandeelhouders of medewerkers van bas. die toegang hebben tot die gegevens een strenge geheimhoudingsplicht. bas. kan echter niet verantwoordelijk gehouden worden in geval van diefstal of verduistering van die gegevens door een derde ondanks de ingevoerde beveiligingsmaatregelen.
7.1. Persoonsgegevens die bas. moet bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.2A.) Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent de opdrachtgevers, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van de opdrachtgevers. Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de opdrachtgevers of te rekenen vanaf de datum van een eventuele occasionele verrichting.
7.2. Andere persoonsgegevens De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving, behalve voor wat de persoonsgegevens betreft die bas. langer moet bewaren op basis van een specifieke wetgeving of in geval van een hangend geschil waarvoor de persoonsgegevens nodig zijn.
7.3. Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
8.1 In overeenstemming met de reglementering op het gebied van verwerking van persoonsgegevens, beschikt de opdrachtgever over de volgende rechten onder voorbehoud van het bijzondere geval opgenomen in artikel 7.2:
8.2. Betreffende de persoonsgegevens die bas. moet bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017. Dit betreft de persoonsgegevens van onze opdrachtgevers, hun lasthebbers en hun uiteindelijke begunstigden. Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken. Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft. Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door bas. kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
URL: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
bas. kan de privacyverklaring wijzigen of aanpassen mits het de opdrachtgevers hiervan op de hoogte brengt via de website van bas. of per e-mail. Dit kan onder meer om te voldoen aan nieuwe wetgeving en/of regelgeving die van toepassing is op het gebied van bescherming van persoonsgegevens, aanbevelingen van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, richtsnoeren, aanbevelingen en beste praktijken van het Europees Comité voor gegevensbescherming en beslissingen van hoven en rechtbanken over deze kwestie.
